Satzung

Stand: Juni 2018

§ 1 – Name, Sitz und Geschäftsjahr

(1) Der Verein führt den Namen Erasmus Student Network Deutschland e.V. (Kurzform: ESN Deutschland e.V.)

(2) Sitz des Vereins ist Bochum. Er ist im Vereinsregister des Amtsgerichtes Bochum eingetragen (Registernummer VR 3762).

(3) Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

§ 2 – Zweck, Gemeinnützigkeit des Vereins

(1) Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke" der Abgabenordnung. Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.

(2) Zweck des Vereines ist die Förderung der Erziehung, Volks- und Berufsbildung einschließlich der Studentenhilfe und die Förderung internationaler Gesinnung, der Toleranz auf allen Gebieten der Kultur und des Völkerverständigungsgedankens. Der Zweck wird insbesondere verwirklicht durch:

  1. Fachkonferenzen und -tagungen,
  2. Weiterbildungsmaßnahmen und -programme,
  3. Durchführung von Einzelvorhaben und Projekten durch Vergabe von Aufträgen an Hilfspersonen im Sinne des § 57 Abs. 1 Satz 2 der Abgabenordnung,
  4. Unterstützung und Interessenvertretung seiner Mitglieder,
  5. Förderung der internationalen Begegnung, insbesondere durch Informationsveranstaltungen über Deutschland und das Ausland,
  6. Aufklärung der Bevölkerung über die Notwendigkeit der Völkerverständigung und der Umsetzung des europäischen Gedankens,
  7. Initiierung, Unterstützung oder Durchführung von Exkursionen, Seminaren, Workshops und Vorhaben mit nationaler und internationaler Beteiligung, die zur zwischenmenschlichen Begegnung der Völker beitragen und die Einsicht in die Vorteile friedlichen Zusammenlebens vertiefen,
  8. Kooperation mit gemeinnützigen Körperschaften oder Körperschaften des öffentlichen Rechts mit gleicher oder ähnlicher Zielsetzung,
  9. Austausch wissenschaftlicher Erfahrungen mit interessierten Körperschaften und Gremien.

(3) Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus den Mitteln des Vereins. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

§ 3 – Erwerb der Mitgliedschaft

(1) Mitglied des Vereins kann jede juristische Person oder Personenvereinigung werden, die eine gleiche oder ähnliche Zielsetzung verfolgt.

(2) Die Aufnahme in den Verein ist in Textform beim Vorstand zu beantragen. Die Mitgliederversammlung entscheidet über den Aufnahmeantrag nach freiem Ermessen. Eine Ablehnung des Antrags muss gegenüber dem Antragsteller nicht begründet werden. Näheres kann in einer Ordnung geregelt werden.

§ 4 – Beendigung der Mitgliedschaft

(1) Die Mitgliedschaft im Verein endet durch

  1. Erlöschen der juristischen Person oder nicht rechtsfähigen Personenvereinigung,
  2. Austritt oder
  3. Ausschluss.

(2) Der Austritt ist in Textform gegenüber dem Vorstand zu erklären. Der Austritt kann nur mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Geschäftsjahres erklärt werden.

(3) Ein Mitglied kann durch Beschluss der Mitgliederversammlung aus dem Verein ausgeschlossen werden, wenn es

  1. schuldhaft das Ansehen oder die Interessen des Vereins in schwerwiegender Weise schädigt,
  2. mehr als 12 Monate mit finanziellen Verpflichtungen, insbesondere der Zahlung seiner Mitgliedsbeiträge, im Rückstand ist,
  3. mehr als 12 Monate mit seiner Rückmeldung und Auskunftserteilung in Verzug ist,
  4. als Mitglied des Erasmus Student Networks AISBL ausgeschlossen wird und dagegen nicht innerhalb von vier Wochen Berufung einlegt.

Dem Mitglied ist Gelegenheit zu geben, in der Mitgliederversammlung zu den Gründen des Ausschlusses Stellung zu nehmen. Diese sind ihm mindestens vier Wochen vorher mitzuteilen.

§ 5 – Rechte und Pflichten der Mitglieder

(1) Jedes Mitglied hat das Recht einen Delegierten zur Mitgliederversammlung zu entsenden, Anträge zu stellen und sein Stimmrecht auszuüben. Ein Mitglied ist nicht stimmberechtigt, wenn die Beschlussfassung die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm oder die Einleitung eines Rechtsstreits zwischen ihm und dem Verein betrifft.

(2) Von den Mitgliedern werden Aufnahmegebühren und Beiträge erhoben. Die Höhe und deren Fälligkeit bestimmt die Mitgliederversammlung in einer Ordnung.

(3) Die Mitglieder müssen ihren finanziellen Verpflichtungen gegenüber dem ESN Deutschland termingerecht nachkommen.

(4) Die Mitglieder verpflichten sich, mindestens zweimal im Jahr dem Vorstand Bericht über ihre Tätigkeiten zu erstatten.

(5) Näheres kann in einer Ordnung geregelt werden.

§ 6 – Organe des Vereins

Organe des Vereins sind

  1. der Vorstand
  2. die Mitgliederversammlung
  3. der Verwaltungsrat.

§ 7 – Vorstand

(1) Der Vorstand besteht aus

  1. dem Präsidenten,
  2. dem Vizepräsidenten,
  3. dem Finanzvorstand,
  4. dem Nationalen Repräsentanten,
  5. dem PR-Vorstand.

(2) Die Mitgliederversammlung kann beschließen, dass dem Vorstand bis zu drei weitere stimmberechtigte Vorstandsmitglieder angehören sollen.

(3) Die Mitgliederversammlung oder der Vorstand kann beschließen, dass dem Vorstand stimmrechtslose Beisitzer angehören sollen, die unterstützende und beratende Funktionen innehaben und die vom Vorstand oder von der Mitgliederversammlung gewählt werden. Die Bestellung ist jederzeit widerruflich.

§ 8 - Aufgaben des Vorstands

(1) Dem Vorstand des Vereins obliegt die Führung seiner Geschäfte. Er hat insbesondere folgende Aufgaben:

  1. die Einberufung und Vorbereitung der Mitgliederversammlungen einschließlich der Aufstellung der Tagesordnung,
  2. die Ausführung von Beschlüssen der Mitgliederversammlung,
  3. die Verwaltung des Vereinsvermögens,
  4. die Anfertigung des Rechenschaftsberichts.

(2) Der Vorstand führt die Vereinsgeschäfte ehrenamtlich.

(3) Der Präsident, der Vizepräsident und der Finanzvorstand vertreten den Verein nach § 26 BGB jeweils alleine.

§ 9 - Wahl des Vorstands

(1) Die Vorstandsmitglieder werden von der Mitgliederversammlung für die Dauer von einem Jahr einzeln bestellt. Die Bestellung ist jederzeit widerruflich. Wählbar sind nur lokale Mitglieder des Mitglieds. 

(2) Kann ein Vorstandsposten bei Wahlen nicht besetzt werden oder scheidet ein Vorstandsmitglied vorzeitig aus dem Amt aus, so sind bis zur Wahl eines Nachfolgers durch die Mitgliederversammlung die verbleibenden Mitglieder des Vorstands berechtigt, ein neues Vorstandsmitglied bis zum Ende ihrer Amtszeit in den Vorstand zu berufen oder die Aufgaben unter sich aufzuteilen.

§ 10 – Beratung und Beschlussfassung des Vorstands

(1) Der Vorstand tritt nach Bedarf zusammen und ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Präsidenten.

(2) Beschlüsse des Vorstandes sind zu protokollieren.

§ 11 – Aufgaben der Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung entscheidet über:

  1. Änderungen der Satzung,
  2. die Aufnahme neuer Mitglieder,
  3. die Festsetzung der Aufnahmegebühr und der Mitgliedsbeiträge,
  4. den Ausschluss von Mitgliedern aus dem Verein,
  5. die Bestellung und die Abberufung der Mitglieder des Vorstands und der Mitglieder des Verwaltungsrats,
  6. die Entgegennahme des Jahresberichts und die Entlastung des Vorstands,
  7. die Auflösung des Vereins.

§ 12 - Einberufung der Mitgliederversammlung

(1) Mindestens einmal im Kalenderjahr ist vom Vorstand eine Mitgliederversammlung einzuberufen. Die Einberufung erfolgt in Textform unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen und unter Angabe der vorläufigen Tagesordnung.

(2) Jedes Mitglied kann bis spätestens eine Woche vor der Mitgliederversammlung beim Vorstand in Textform eine Ergänzung der Tagesordnung beantragen. Der Antrag ist zu begründen.

(3) Der Vorstand hat eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn mindestens ein Drittel der Mitglieder dies in Textform unter Angabe des Grundes beantragt, dafür stimmt oder der Vorstand dies beschließt.

§ 13 - Beschlussfassung der Mitgliederversammlung

(1) Das Mitglied wird in der Versammlung durch einen Delegierten vertreten. Ein Delegierter kann nicht mehr als zwei Mitglieder vertreten. Die Vertretung ist dem Vorstand vor Beschlussfassung in Textform bekanntzugeben.

(2) Die Versammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder vertreten ist.

(3) Die Mitgliederversammlung beschließt mit mehr als der Hälfte der abgegebenen Stimmen. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen gelten als nicht abgegeben.

(4) Davon abweichend bedürfen Beschlüsse über

  1. die Aufnahme von Anträgen zur Tagesordnung, die nicht vom Vorstand aufgenommen wurden oder die erst in der Mitgliederversammlung gestellt werden mindestens 1/3,
  2. die Aufnahme und den Ausschluss von Mitglieder mindestens 2/3,
  3. Änderungen der Satzung mindestens 3/4,
  4. die Auflösung des Vereins mindestens 3/4
  5. der Änderung des Zwecks mindestens 3/4

der Stimmen der vertretenen Mitglieder.

(5) Näheres zum Wahlverfahren kann in einer Ordnung geregelt werden.
 

(6) Über den Ablauf der Mitgliederversammlung und die gefassten Beschlüsse ist ein Protokoll zu fertigen, das vom Protokollführer und einem Vorstandsmitglied zu unterzeichnen ist.

(7) In Fällen, in denen die Einberufung einer Mitgliederversammlung unverhältnismäßig erscheint, kann der Vorstand Beschlüsse auch mit Hilfe von sicheren elektronischen Verfahren herbeiführen.

 

§ 14 – Verwaltungsrat

Dem Verwaltungsrat gehören mindestens drei, jedoch maximal fünf Personen an. Er besteht aus

  1. einem Vorsitz
  2. ein bis zwei Rechtsauditoren
  3. ein bis zwei Finanzauditoren.

 

§ 15 – Aufgaben des Verwaltungsrats

(1) Der Verwaltungsrat hat die Aufgabe, den Vorstand in Angelegenheiten des Vereins zu auditieren. Dabei obliegen ihm insbesondere folgende Aufgaben:

  1. das prozedurale Audit, das Rechtsaudit und das Finanzaudit
  2. das Aussprechen einer Empfehlung an die Mitglieder über die Entlassung eines Vorstandsmitglieds oder eines Beisitzers bei besonders schweren Verstößen dieser
  3. die Veranlassung einer Abstimmung der Mitglieder über eine außergewöhnliche Mitgliederversammlung unter Angabe eines Grundes.

(2) Der Verwaltungsrat arbeitet ehrenamtlich.

§ 16 – Wahl des Verwaltungsrats

(1) Die Mitglieder des Verwaltungsrats werden von der Mitgliederversammlung für die Dauer von einem Jahr einzeln bestellt. Die Bestellung ist jederzeit widerruflich. Wählbar sind nur lokale Mitglieder des Mitglieds. Es dürfen maximal zwei lokale Mitglieder pro Mitglied in den Verwaltungsrat gewählt werden. Nicht wählbar sind Mitglieder oder Beisitzer des Vorstands. Ausgeschiedene Mitglieder oder Beisitzer des Vorstands können dem Verwaltungsrat, der ihrem Mandat folgt, nicht angehören. 

(2) Kann ein Posten des Verwaltungsrats bei Wahlen nicht besetzt werden oder scheidet ein Mitglied des Verwaltungsrats vorzeitig aus dem Amt aus, so sind bis zur Wahl eines Nachfolgers durch die Mitgliederversammlung die verbleibenden Mitglieder des Verwaltungsrats berechtigt, ein neues Verwaltungsratsmitglied bis zum Ende ihrer Amtszeit in den Verwaltungsrat zu berufen oder die Aufgaben unter sich aufzuteilen.

 

§ 17 – Auflösung des Vereins, Beendigung aus anderen Gründen, Wegfall steuerbegünstigter Zwecke

Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen an den „ESN Alumni Deutschland e.V.“, sofern dessen Gemeinnützigkeit anerkannt ist und der es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige Zwecke zu verwenden hat. Andernfalls an eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft zwecks Verwendung für die Förderung der Völkerverständigung.

§ 18 - Schlussbestimmungen

Sollte eine Bestimmung dieser Satzung nichtig oder aus einem sonstigen Grunde unwirksam sein, so bleibt die übrige Satzung dennoch wirksam. In einem solchen Fall wird statt der nichtigen oder unwirksamen Bestimmung eine solche gesucht, die dem intendierten Zweck des Vereins möglichst nahe kommt.


Ordnung

Stand: Januar 2019

§ 1 – Geltungsbereich

  1. Diese Vereinsordnung regelt die Angelegenheiten des Vereins.

A. MITGLIEDER

§ 2 – Aufnahme neuer Mitglieder

(1) Die Aufnahme eines neuen Mitglieds erfolgt in einem zweistufigen Verfahren. Der Antragsteller erhält erst den Kandidatenstatus, bevor er vollwertiges Mitglied werden kann.
(2) Um den Kandidatenstatus zu erhalten, bedarf es

  1. der Teilnahme an einer Lokalen Plattform oder den Besuch des Antragstellers durch den Vorstand respektive eines durch den Vorstand beauftragten Vertreters. Über den Besuch ist ein Bericht anzufertigen. In begründeten Ausnahmefällen kann der Vorstand beschließen, dass von einer Teilnahme an einer Lokalen Plattform oder einem Besuch abgesehen werden kann.
  2. Entscheidung des Vorstandes über die Einladung der interessierten Organisation zu einer Mitgliederversammlung
  3. der Vorstellung der Bewerbung durch den Antragsteller auf einer Mitgliederversammlung, die über die Aufnahme als Kandidat entscheidet.

(3) Zur Aufnahme als Mitglied bedarf es

  1. eines Antrags auf Aufnahme in den Verein in Textform beim Vorstand. Der Vorstand hat ein entsprechendes Muster dem Antragsteller zur Verfügung zu stellen.
  2. der Vorstellung der Tätigkeit seit der Aufnahme als Kandidat auf der nächsten, spätestens übernächsten Mitgliederversammlung, die über die Aufnahme als vollwertiges Mitglied entscheidet. Die Aufnahme in den Verein erfolgt mit Beendigung der Mitgliederversammlung.

(4) Der Kandidatenstatus entfällt, sofern die Entscheidung über die Aufnahme als Mitglied zweimal negativ ausgefallen ist; spätestens jedoch nach der dritten Mitgliederversammlung seit Erhalt des Kandidatenstatus.

§ 3 - Rechte und Pflichten von Kandidaten

(1) Kandidaten werden in den E-Mail-Verteiler aufgenommen und Vertreter von Kandidaten und interessierten Organisationen werden als Gäste zu den Veranstaltungen des Vereins eingeladen.
(2) Der Kandidat hat das Recht “Erasmus Student Network” oder “ESN” in seinem Namen zu führen, sofern “Kandidatensektion” oder “Candidate Section” voran- oder nachgestellt wird. Die Verwendung der Corporate Identity und des Corporate Designs ist jedoch nicht gestattet.

§ 4 - Rechte und Pflichten von Mitgliedern

(1) Es wird ein jährlicher Mitgliedsbeitrag i.H.v. 15 € erhoben.

(2) Jedes Mitglied muss einen Ansprechpartner (Lokaler Repräsentant) benennen, der auch andere Positionen innerhalb des Mitglieds innehaben kann. Der Wechsel des Ansprechpartners ist dem Vorstand unverzüglich mitzuteilen.
(3) Das Mitglied muss bei der Nutzung eines vom Verein zur Verfügung gestellten Content-Management-Systems zur Verwaltung seiner Internetpräsenz die aktuellste, stabile Version verwenden. Die Beurteilung der Stabilität des Systems obliegt dem Vorstand.
(4) Das Mitglied muss die Partner des Vereins auf der Website mit Logo bewerben. Ausnahmen können durch den Vorstand genehmigt werden, insbesondere wenn das betroffene Mitglied im Vorfeld eine entgegenstehende Verpflichtung eingegangen ist.
(5) Die Bestellung von ESNcards erfolgt mittels einer Sammelbestellung durch den Verein. Der Verein kann für bezogene ESNcards einen Aufschlag verlangen, der maximal das 1,5fache des Einkaufspreises betragen darf. Der Aufschlag wird im Voraus vom Vorstand festgelegt. Es steht im Ermessen des Mitglieds zu welchem Preis der Verkauf der ESNcards erfolgt.

B. VEREINSORGANE 

§ 5 - Aufgaben der Vorstände

(1) Dem Präsidenten obliegt die Organisation der Vorstandsarbeit, die Repräsentation des Vereins nach außen sowie die Kommunikation mit dem ESN Alumni Deutschland e.V.
(2) Der Vizepräsident ist für die Kommunikation mit den Mitgliedern verantwortlich, insbesondere führt er die Besuche und Telefonate durch. Des Weiteren obliegt dem Vizepräsidenten die Betreuung der Veranstaltungen des Vereins.
(3) Der Finanzvorstand verwaltet die Finanzen des Vereins und trägt die Verantwortung für das Vereinskonto sowie die Beantragung von Fördermitteln.
(4) Der Nationale Repräsentant vertritt die Mitglieder im Erasmus Student Network. Er arbeitet mit dem Stellvertretenden Nationalen Repräsentanten (Vice NR), dem Nationalen Delegierten und dessen Stellvertreter zusammen.
(5) Der PR-Vorstand ist für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins verantwortlich.
(6) Die weitere Aufgabenverteilung obliegt dem Vorstand.
(7) Der Vorstand tritt sein Amt am 1.4 des Jahres an.

§ 6 - Beisitzer, Arbeitsgruppen, Komitees und Koordinatoren

(1) Folgende Beisitzer sollen mit den Wahlen des Vorstandes von der Mitgliederversammlung gewählt werden:

  1. Partnership Manager, der die Kooperationspartner des Vereins betreut und neue akquiriert sowie die Sammelbestellung der ESNcards koordiniert,
  2. Webmaster, der für alle Angelegenheiten der informationstechnischen Infrastruktur verantwortlich ist,
  3. Education Officer, der als Ansprechpartner für den DAAD, die Hochschulen und andere Institutionen des öffentlichen Rechts fungiert.
  4. Stellvertretender Nationaler Repräsentant, der die Vertretung des Nationalen Repräsentanten ist, diesen in seiner Arbeit aktiv unterstützt und Aktivitäten der Mitglieder im Bereich „Causes of ESN“ betreut.

(2) Die Beisitzer nehmen an den Treffen und Sitzungen des Vorstands teil.
(3) Beisitzer treten ihr Amt zeitgleich mit dem Vorstand an. Die Amtszeit der Beisitzer richtet sich nach der Amtszeit des Vorstandes.
(4)Der Vorstand kann Arbeitsgruppen, Komitees und Koordinatoren zur Beratung und Unterstützung der Vereinstätigkeit einrichten.

 

§ 7 - Aufgaben der Mitglieder des Verwaltungsrates

(1) Dem Vorsitzenden obliegt die Repräsentation des Verwaltungsrats nach außen und seine interne Koordination sowie die Überprüfung der Arbeitsweise des Vorstands und der unterstützenden Personen im Sinne des §7. Zudem obliegt ihm die Mitwirkung an der Strategie des ESN Deutschland e.V.(2) Dem Rechtsaudit obliegt die Prüfung der Arbeit des Vorstands und der unterstützenden Personen im Sinne des §6 auf Satzungs- und Ordnungskonformität. Zudem berät das Rechtsaudit den Vorstand und die Mitglieder in rechtlichen Fragen sowie bei geplanten Satzungs- und Ordnungsänderungen. Folgende Dokumente hat der Vorstand vorzulegen, zu denen der Rechtsaudit innerhalb von 14 Tagen Stellung nehmen soll:

1. Anträge auf Satzungs- und Ordnungsänderungen des Vorstandes und der Mitglieder, 
2. eigene Entscheidungen, die Satzungs- und Ordnungskonflikte betreffen,
3. Protokolle, die einem Notar vorgelegt werden sollen. 
 
Für die Erfüllung seiner Aufgaben kann das Rechtsaudit ein Beratungsgremium berufen.
 
(3) Dem Finanzaudit obliegt die kontinuierliche Beobachtung und Überprüfung der Finanzen des ESN Deutschland e.V. und die Beratung des Finanzvorstands.
(4) Der Verwaltungsrat tritt sein Amt am 1.9. des Jahres an.
 
 

§ 8 - Kassenprüfer

(1) Die Versammlung soll zwei oder drei Kassenprüfer wählen, die dem Vorstand nicht angehören oder beisitzen dürfen. Als dritter Kassenprüfer soll ein Mitglied des Finanzaudits hinzugewählt werden. Die Wiederwahl ist zulässig, jedoch muss mindestens die Hälfte der Prüfer in zwei aufeinanderfolgenden Jahren wechseln.

(2) Die Kassenprüfer haben die Kasse und Konten des Vereins einschließlich der Bücher und Belege spätestens nach dem Ende der Amtszeit des Vorstands sachlich und rechnerisch zu prüfen. Der Prüfbericht muss der Mitgliederversammlung vorgelegt werden, die auf das Ende der Amtszeit des Vorstands folgt.

 

§ 9 – Finanzen

(1) Der Finanzvorstand erarbeitet für die Amtszeit des Vorstands einen Wirtschaftsplan. Dieser muss klar strukturiert sein und die wesentlichen Positionen von Einnahmen und Ausgaben wiedergeben. Den Vereinsorganen sind ausreichende Mittel zur Erfüllung ihrer Aufgaben zuzuweisen.

(2) Der Wirtschaftsplan ist spätestens innerhalb von 14 Tagen nach des Transition-Meetings des Vorstands dem Verwaltungsrat zur Genehmigung vorzulegen. Der Verwaltungsrat muss diesen innerhalb von sieben Tagen genehmigen oder zur Überarbeitung an den Finanzvorstand zurückverweisen. Versagt der Verwaltungsrat nach erneuter Vorlage innerhalb von 14 Tagen die Genehmigung, ist der Wirtschaftsplan mit Stellungnahmen des Finanzvorstandes und des Verwaltungsrates den Mitgliedern zur Abstimmung vorzulegen. 

(3) Beabsichtigte Ausgaben des Vorstandes, die eine Gesamtsumme von 500 Euro überschreiten, sind dem Verwaltungsrat so früh wie möglich anzuzeigen. Der Verwaltungsrat kann die Mitglieder über die beabsichtigte Ausgabe informieren.

(4) Reisekosten des Vorstandes und des Verwaltungsrates sind auf Antrag und nach Einreichung der Belege zu erstatten. Reisekosten umfassen eventuelle Teilnahmebeiträge für Veranstaltungen sowie Fahrtkosten. Übersteigen die Kosten unter Beachtung von Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit das notwendige Maß, erfolgt nur eine anteilige Erstattung. Nebenabsprachen zur Aufteilung der Kostenerstattung sind nicht zulässig.

 

§ 10 – Rechenschaftsberichte

(1) Die Vorstandsmitglieder, die Beisitzer und der Verwaltungsrat berichten während ihrer Amtszeit der Mitgliederversammlung über ihre Arbeit und fertigen zum Ende ihrer Amtszeit einen Rechenschaftsbericht an.

(2) Die Rechenschaftsberichte sind den Mitgliedern mindestens eine Woche vor der Versammlung, die auf das Ende der Amtszeit folgt, bekanntzugeben.

(3) Der Finanzvorstand hat darüber hinaus zum Ende seiner Amtszeit einen Finanzbericht zu erstellen und dem Verwaltungsrat vorzulegen. Der Finanzbericht und eine Stellungnahme des Verwaltungsrates müssen der Mitgliederversammlung vorgelegt werden, die auf das Ende der Amtszeit des Finanzvorstandes folgt.

(4) Die Mitgliederversammlung entscheidet nach dem Ende der Amtszeit des Vorstandes mit über dessen Entlastung. Die Entlastung einzelner Mitglieder kann versagt werden.

 

§ 11– Vertraulichkeit

Alle Mitglieder des Vorstandes und des Verwaltungsrates unterzeichnen vor Beginn ihrer Amtszeit, die Kassenprüfer vor Beginn ihrer Tätigkeit, eine Vertraulichkeitserklärung gemäß Anhang dieser Ordnung.

 

§ 12– Mitgliederversammlung

(1) Mitgliederversammlungen sollen drei Mal im Jahr ausgerichtet werden, vorzugsweise im
 
  1. Januar / Februar 
  2. Mai / Juni 
  3. Oktober / November. 
(2) Eine Mitgliederversammlung darf sich nicht mit einer anderen nationalen Veranstaltung des Vereins überschneiden. Während Veranstaltungen des ESN AISBL zu denen die Mitglieder eingeladen sind, kann lediglich eine außerordentliche Mitgliederversammlung berufen werden. 
(3) Das Organisationskomitee wird bei der Koordination durch den Vizepräsidenten und ein Komitee oder eine Arbeitsgruppe im Sinne des §6 (4) unterstützt. Der Verein kann bei Bedarf nach Absprache einen Zuschuss gewähren. 
(4) Die Zusammenstellung der Tagesordnung obliegt dem Vorstand in Abstimmung mit der Versammlungsleitung und dem Verwaltungsrat.
(5) Die Einberufung der Mitgliederversammlung erfolgt gemäß § 12 (1) Satzung an alle Mitglieder über den Sektions-Mail-Verteiler. 
(6) Die Dauer der Veranstaltung soll vier Tage betragen und Donnerstag bis Sonntag umfassen, wobei der Donnerstag lediglich als Anreisetag gilt. Die Mitgliederversammlung beginnt mit der Eröffnung der Plenarsitzungen in der Regel Freitagfrüh und endet in der Regel Sonntagmittag. Mindestens 16h Stunden an Plenarsitzungen sind zu garantieren. 
(7) Die Mitgliederversammlung soll gestreamt werden, vorzugsweise über ESNlive. 
(8) Dokumente sollen den Mitgliedern unter Wahrung folgender Fristen zur Verfügung gestellt werden, um eine angemessene Vorbereitung zu ermöglichen: 
  1. Die Bewerbungsunterlagen aller Kandidaten für Personenwahlen sind spätestens zwei Tage nach Ende des Open Calls zu veröffentlichen. Für Kandidaten soll ein Kandidatenblog geöffnet werden. 
  2. Die Bewerbungsunterlagen aller Bewerber für die Versammlungsleitung sind mit der Einberufung der Mitgliederversammlung offenzulegen. 
  3. Alle weiteren Dokumente, wie Survival Guide, Anträge, Beschlussvorschläge und deren Begründung sind den Mitgliedern spätestens sechs Tage vor dem Beginn der Mitgliederversammlung zur Verfügung zu stellen.

(9) Nach der Versammlung bestehen folgende Pflichten: 

  1. Der Vizepräsident hat spätestens sieben Tage nach Ende der Mitgliederversammlung eine kurze Zusammenfassung an die Mitglieder und an die Teilnehmer der Veranstaltung zu versenden.
  2. Der Nationale Repräsentant hat einen Bericht an den CNR-Mail-Verteiler gemäß den Vorgaben des ESN AISBL zu versenden. 
  3. Die Versammlungsleitung hat das Protokoll der Versammlung den Mitgliedern spätestens 45 Tage nach Ende der Versammlung zur Verfügung zu stellen. Kommt die Versammlungsleitung ihrer Pflicht fristgemäß nach, erstattet der Verein der Versammlungsleitung die Teilnahmegebühr. 
  4. Das Organisationskomitee hat dem Vorstand einen finalen Finanzbericht spätestens 30 Tage nach Ende der Versammlung vorzulegen. 
 

 

§13 - Versammlungsleitung

(1) Die Versammlungsleitung besteht mindestens aus dem Versammlungsleiter und dem Protokollführer.
(2) Der Vorstand hat rechtzeitig vor einer Versammlung eine Ausschreibung mit einer Frist von zwei Wochen für die Versammlungsleitung zu veröffentlichen, auf die sich jede volljährige, natürliche Person bewerben kann. Die Versammlungsleitung wird vom Vorstand ernannt und von der Versammlung bestätigt. Das Recht jedes Mitglieds jederzeit einen Antrag zur Tagesordnung auf Wahl einer neuen Versammlungsleitung zu stellen, bleibt hiervon unberührt.
(3) Die Versammlungsleitung übt das Amt in eigener Verantwortung aus. Ihr obliegt insbesondere eine einwandfreie Willensbildung und Willensfeststellung zu gewährleisten, das Wort zu erteilen, Debatten zu strukturieren, Wahlen ordnungsgemäß vorzubereiten, durchzuführen sowie das Wahlergebnis festzustellen.
(4) Bei mehreren Wortmeldungen ist eine Rednerliste aufzustellen. Die Worterteilung erfolgt in der Reihenfolge der Meldung bzw. Rednerliste. Die Versammlungsleitung kann Redebeiträge zeitlich begrenzen. Auf Antrag der Versammlungsleitung kann die Versammlung beschließen, dass keine neuen Wortmeldungen mehr zur Rednerliste zugelassen werden und die Aussprache zu einem Tagesordnungspunkt beendet wird.
(5) Die Versammlungsleitung bestimmt die Form der Abstimmung. Eine namentliche oder geheime Abstimmung ist erforderlich, wenn ein Drittel der vertretenen stimmberechtigten Mitglieder dies beantragt. Abstimmungen über Personen und Mitglieder sind grundsätzlich geheim durchzuführen.

 

C. Wahlen

§14 - Wahlleitung und Wahlhelfer

(1) Die Leitung der Wahlen und Abstimmungen auf der Versammlung, die nicht im Sinne des §13 (3) durchgeführt werden, obliegt dem Vorsitzenden des Verwaltungsrates und dem Vorsitzenden des Alumnibeirates des ESN Alumni Deutschland e.V. oder den von ihnen in Textform benannten Vertretern. Die Vertretung kann jede volljährige, natürliche Person ausüben. Ausgenommen hiervon sind Delegierte, Mitglieder und Beisitzer des Vorstandes sowie Personen, die selbst für ein Vereinsamt kandidieren oder über die ein Beschluss gefasst werden soll.
(2) Zu den Aufgaben der Wahlleitung gehört die neutrale Information der Delegierten über die Abstimmungsgegenstände, die ordnungsgemäße Vorbereitung der Wahlen, die Leitung der Wahlgänge sowie die Feststellung des Wahlergebnisses. 
(3) Die Wahlleitung wird von mindestens zwei Wahlhelfern unterstützt, die von der Versammlung ernannt werden. Wahlhelfer kann jede volljährige, natürliche Person werden. Ausgenommen hiervon sind Delegierte, Personen die einem Vereinsorgan angehören, selbst für ein Vereinsamt kandidieren oder über die ein Beschluss gefasst werden soll.
(4) Zu den Aufgaben der Wahlhelfer gehören insbesondere die Ermittlung der wahlberechtigten Mitglieder, das Zählen der Stimmen bei offenen und namentlichen Abstimmungen und bei geheimen Abstimmungen das Einsammeln und die Auszählung von Stimmzetteln.

 

 

§15 - Ermittlung der Mehrheit

(1) Kann bei einer Wahl mit mehr als zwei Vorschlägen kein Vorschlag im ersten Wahlgang die erforderliche Mehrheit auf sich vereinen, ist eine Stichwahl zwischen den beiden Vorschlägen mit den meisten Stimmen durchzuführen. Haben die zweitplatzierten Vorschläge die gleiche Anzahl an Stimmen auf sich vereint, erfolgt zunächst eine Stichwahl zwischen diesen Vorschlägen.
(2) Endet bei einer Kandidatenwahl die Stichwahl mit der gleichen Anzahl an Stimmen, entscheidet das Los, welches der Versammlungsleiter zieht; bei Online-Wahlen tritt an die Stelle des Versammlungsleiters der Verwaltungsrat.
 

 

§16 - Beschlussfassung mittels sicherer, elektronischer Verfahren (Online-Wahlen)

(1) Sollen Beschlüsse mittels sicherer elektronischer Verfahren herbeigeführt werden, weil die Einberufung einer Mitgliederversammlung unverhältnismäßig erscheint, gelten die Anforderungen an Beschlussfähigkeit und Mehrheiten entsprechend der Satzung und der Ordnung. Beschlussgegenstände des §13 Abs. 4 können nicht im elektronischen Verfahren beschlossen werden.
(2) Die Aufforderung zur Abstimmung ist mit einer Frist von mindestens 10 Tagen an den Ansprechpartner des Mitglieds zu versenden.
(3) Die Abstimmungen sind geheim durchzuführen; niemand soll nachvollziehen können, welches Mitglied für welchen Vorschlag gestimmt hat. Das Mitglied muss autark die Möglichkeit haben, die zur Abstimmung zugelassenen Berechtigten und das Ergebnis der Abstimmung einsehen zu können.

 

D. Schlußbestimmungen

§17 - Versammlungen und Veranstaltungen

Näheres zu den Versammlungen und Veranstaltungen kann in einer Veranstaltungsordnung (Event Policy Paper) geregelt werden. Sie ist als Anhang Teil dieser Ordnung.

§18 - Verhaltenskodex (Code of Conduct)

Die Mitgliederversammlung kann einen Verhaltenskodex aufstellen, der für alle Veranstaltungen des Vereins bindend ist. Er ist als Anhang Teil dieser Ordnung.

§19- Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt mit Beschlussfassung durch die Mitgliederversammlung in Kraft.